Að byrja
Að byrja
Þessi síða nefnist “Velkomin á heimasíðu BYGG-kerfisins”. Efst á þessari síðu, hægra megin, stendur “Innskráning” og ef þú veljur þann möguleika ætlar þú væntanlega að fara inn í kerfið.
HVERNIG ÞÚ FERÐ INN Í BYGG-KERFIÐ
Af Velkomin-síðu BYGG-kerfisins er valin innskráning og biður kerfið þá um aðgangsorð notandans og skal þá fylla þau út í tvo reiti, þ.e. notandanafn og lykilorð. Þessum aðgangsorðum færð þú úthlutað hjá Hannarr ehf. og sækir um þau með því að fylla út beiðni um það á pöntunarforminu. Boðið er upp á kerfi sem getur innihaldið eitt verk, allt að 25 verkum, allt að 100 verkum eða allt að 500 verkum.Eftir úthlutun aðgangsorða þá notarðu þau til að kominast inn í BYGG-kerfið og það getur þú gert hvar sem þú ert staddur/stödd, bara að þú hafir aðgang að internetinu.
HEIM
Hvernig þú stofnar verk í BYGG-kerfinu.
Eftir innskráningu er komið er inn á þá síðu BYGG-kerfisins þar sem valið er verk til að vinna með eða stofna nýtt verk. Verkið er valið af flettilistanum, ef það hefur verið stofnað áður, eða stofanð er nýtt verk með því að velja skipunina, “Stofna nýtt verk” og síðan fært inn það nafn sem á að vera á verkinu og það síðan samþykkt (OK).
Þegar búið er að stofna verk, eða velja áður stofnað verk opnast Aðalvalmynd BYGG-kerfisins og blasa þá við aðalflokkar kerfisins, Undirbúningur, Samningar og Framkvæmdir Á þessum stað getur notandinn flutt sig á milli verka án þess að fara út úr kerfinu, en það getur verið þægilegt, t.d. ef verið er að vinna í fleiri verkum á sama tíma. Notandinn getur hvar sem hann er staddur í kerfinu og hvenær sem er farið inn á aðalvalmyndina með því að velja orðið Heim, sem sést efst á skjánum t.v.
Þarna er nú komið inn nýtt val í viðbót við þau sem áður voru nefnd, en það er neðst til vinstri á skjánum og nefnist “Stillingar”. Þar setur notandinn inn lógóið sitt og stillir aðgang annarra að verkum sínum, t.d. undirnotenda, sem notandi vill að hafi aðgang að einhverjum köflum í því verki sem um er að ræða, eða raðar niður verkum á verkefnastjóra, ef þeir eru notaðir.
STILINGAR
Hvernig þú setur inn lógóið þitt
Valinn er áðurnefndur valhnappur, Stillingar, sem er neðst til vinstri á skjánum og ert þá komin/n inn á svæðið Fyrirtækjalógó. Náð er í lógóið (Browse) og því hlaðið inn og birtist það eftir það á öllum útprentuðum gögnum notandans í BYGG-kerfinu. Hvenær sem er má skipt út þessu lógói.
Á þessum stað eru einnig færðar inn upplýsingar um notandann sem síðan birtast á vissum útprentuðum síðum í kerfinu svo sem yfir nákvæmar kostnaðaráætlanir, tilboð og útboð. Þetta er nafn, heimilisfang, staður og sími.
Hvernig opnað er á aðgang annarra að verkum í BYGG-kerfinu
Þetta er líka gert á svæðinu, Stillingar og þar inn á “Notendur og verk”, en þar er boðið upp á þennan mjög svo áhugaverða möguleika í kerfinu að stofna og vinna með undirnotendur. Þarna er líka boðið upp á að stofna og vinna með verkefnisstjóra, þar sem verkum er skipt niður á verkefasstjóra undir yfirumsjón yfirstjórnanda, en sá möguleiki er sérstaklega áhugaverður fyrir stærri fyrirtæki og stofnanir.
NOTENDUR OG VERK
Þegar farið er inn á þennan valkost birtist síða sem nefninst Valmynd. Þar má velja um að stofna, skoða, breyta og fella niður undirnotendur og verkefnastjóra (ef sá kostur hefur verið stofnaður) og breyta lykilorðum þessara aðila. Einnig að stofna, skoða eða eyða verkum.
UNDIRNOTENDUR
Allir notendur geta stofnað undirnotendur að sínum verkum að hluta eða öllu leyti og er það gert á þessum stað, sem ber heitið Notendur og verk. Þarna getur notandinn (áskrifandi kerfisins) hleypt þeim að verkum sínum, sem hann vill og stillt og stjórnað aðgangi þeirra að viðkomandi verki. Hann getur stillt aðganginn að einstökum flokkum verksins, einstökum köflum verksins eða að verkinu í heild. Hann getur t.d. úthlutað byggingarstjóra lesaðgangi að Samningflokknum og að sumum köflum Framkvæmdaflokksins og fullum aðgangi að öðrum köflum, á meðan hann hleypir honum ekki að neinu í Undirbúningsflokknum. Einnig getur hann úthlutað verktaka fullum aðgangi að einstökum köflum í Samningsflokknum og í Framkvæmdaflokknum, úthlutað lesaðgangi að öðrum köflum í þeim flokkum og haft Undirbúningsflokkinn lokaðan.
Fullur aðgangur veitir mönnum rétt til að vinna með öll gögn kaflans á meðan lesaðgangur veitir mönnum eingögnu rétt til skoðunar á gögnum þeirra kafla sem þannig eru stilltir.
Nefna má t.d. arkitekta, ráðgjafa og eftirlitsmenn sem líklega undirnotendur að verkum í BYGG-kerfinu. Varast ber að láta fleiri en einn hafa fullan aðgang að sömu köflum verksins, ef hætta er á að innfærslur þeirra geti stangast á.
Þessu fyrirkomulagi fylgir full stjórnun notandans á eigin verkum í kerfinu og enginn annar getur stofnað eða breytt þessum verkum. Ef notandinn gefur einhverjum upp aðgangsorð sín að BYGG-kerfinu þá er hann þar með að gefa honum sömu möguleika og hann hefur sjálfur til að vinna með og stjórna verkum sínum í kerfinu. Varað er sterklega við því.
Undirnotandi er stofnaður þannig að farið inn á valkostinn “Búa til nýjan undirnotanda” og þar fært inn það notendanafn og lykilorð sem notandinn úthlutar undirnotandanum, ásamt öðrum upplýsingum um undirnotandann sem þar er beðið um.
Þarna býður kerfið upp á “Aðgangsheimildir” og er hægt að stilla þar aðgang að hverjum höfuðflokki verksins í einu lagi, en sjálfvalinn er “Lokaður aðgangur”. Hinir valkostirnir eru “Lesaðgangur” og “Fullur aðgangur”.
Venjulega vilja menn stilla aðgang þennan nánar og er þá hlaupið yfir stillingar á þessum stað.
Notandinn velur nú hnappinn “Skrá notanda” og síðan “Stilla aðganginn að verkum” og er aðgangur undirnotandans að verkinu stilltur þar, annaðhvort í heild fyrir hvern aðalflokk kerfisins, eða einstakir kaflar, sem er algengast að gera (hér er um að ræða val notandans). Muna þarf eftir því að vista stillingarnar til að þær haldist inni.
Þessum stillingum getur notandi (áskrifandi) BYGG-kerfisins breytt hvenær sem hann vill.
Í reit sem nefnist “Verk” á yfirlitinu Notendur og verk, er flettigluggi þar sem sjá má verk notandans eða verkefnastjórans. Valið er í þessum flettiglugga það verk sem undirnotandinn á að hafa aðgang að og síðan skipunin “Veita aðgang að verki”, þá birtist þetta verk í reit þar fyrir neðan sem sýnir það/þau verk sem undirnotandinn hefur aðgang að. Við hvert verk í þessum lista kemur fram skipunin “Fjarlægja aðgang” og með því að velja hana þá er lokað á aðgang undirnotandans að því verki. Á sama stað er skipunin “Notendur” og með því að velja hana sést hverjir hafa aðgang að verkinu.
Um leið og undirnotandi er stofnaður fær hann sjálfkrafa sendan tölvupóst, þar sem hann er látinn vita af því að búið sé að stofna aðgang fyrir hann að verkinu og hvaða aðgangsorðum hann hefur fengið úthlutað.
Í þessum kafla eru einnig felldir niður undirnotendur, breytt lykilorðum þeirra eða aðgangi og á þessum stað má fella niður verk, sem stofnuð hafa verið af notandanum (áskrifandanum). Það getur hann einn gert og verður að gera það með gát, til að týna ekki einhverjum gögnum sem hann hefur vistað í kerfinu og á ekki til annarsstaðar.
Þetta er gert með því að fara inn á Notendur og verk og velja þar skipunina “Skoða, breyta og fella niður notendur”. Upp kemur síðan “Aðgangsheimildir – Notendur” og má þar sjá hvernig undirnotandinn er skráður og hvaða heimildir hann hefur og hvernig hann er að nýta þær. Með því að velja textann “(í notkun)” í liðnum “Hámarksfjöldi verka” má skoða þau verk sem eru í notkun hjá notandanum og þarna getur sá sem stofnaði verk einnig eytt því.
Annað val á þessum stað er að velja nafn undirnotandans og kemur þá upp síða þar sem notandinn getur “Fjarlægt (undir)notandann”, veitt honum aðgang að verki sem hann hefur ekki aðgang að og fjarlægt aðgang hans að verki sem hann hefur aðgang að.
Á þessum stað er einnig skipunin “Stilla aðgangsréttindi notenda ítarlega” og er hér á undan fjallað um það hvernig það er gert, en hér er leið til að breyta þessari stillingu.
VERKEFNASTJÓRAR
Við þessa viðbót breytast nokkrar skjámyndir notandans þannig að hann fær upp val um að vinna með verkefnastjóra, til viðbótar við það sem áður er lýst. Valmyndin “Veldu verk til að vinna með”, hefur nú t.d fengið viðbótar val þ.e. að stofna nýjan verkefnastjóra.
Verkefnastjóri er stofnaður þannig að farið inn á valkostinn “Búa til nýjan verkefnastjóra” og þar fært inn það notendanafn og lykilorð sem notandinn úthlutar verkefnastjóranum, ásamt öðrum upplýsingum um verkefnastjórann sem þar er beðið um. Þessum færslum getur notandi (áskrifandi) BYGG-kerfisins breytt hvenær sem hann vill.
Í reit sem nefnist “Verk” á yfirlitinu Notendur og verk, er flettigluggi þar sem sjá má verk verkefnastjórans. Valið er í þessum flettiglugga það verk sem verkefnastjórinn á að hafa aðgang að og síðan skipunin “Veita aðgang að verki”, þá birtist þetta verk í reit þar fyrir neðan sem sýnir það/þau verk sem verkefnastjórinn á að hafa umsjón með.
Við hvert verk í þessum lista kemur fram skipunin “Fjarlægja aðgang” og með því að velja hana þá er lokað á aðgang verkefnasjórans að því verki. Á sama stað er skipunin “Notendur” og með því að velja hana sést hverjir hafa aðgang að verkinu.
Þegar notandinn hefur stofnað verkefnastjóra þá færir hann þau verk sem hann á að sjá um undir hann og er það gert með því að fara inn á stillingarsíðu verkefnastjórans og má gera það á tvennan máta.
- Annars vegar með því að velja verkefnastjórann úr verkefnastjóralistanum á forsíðunni (Farið inn á “Heim” síðuna og þar smellt á “Veldu verkefnastjóra”). Þegar verkefnastjóri hefur verið valinn birtist “Skoða nánar” hlekkur sem er þá valinn.
- Hins vegar er hægt að fara í gegnum “Stillingar”, “Notendur og verk” og “Skoða, breyta og fella niður notendur”, og velja þar nafn verkefnastjórans úr lista verkefnastjóranna.
Inn á þessari stillingarsíðu verkefnastjóra er verkum bætt á hann og þar má stilla aðgang verkefnastjórans nánar að öðru leyti. Verkefastjórinn sjálfur getur flett upp á lista yfir öll verk sem eru í hans umsjá, með því að fara inn á “Stillingar” og þar inn á “Skoða eða eyða verkum” og birtist þá listi yfir öll verk í hans umsjá. Með því að velja þarna “Notendur” að einhverju því verki sem þá birtist þá kemur upp síðan “Notendur verks” og er þar hægt að bæta við eða fjarlægja notendur að því verki.Þegar notandinn (áskrifandinn), sem nú má einnig kalla yfirstjórnanda BYGG-kerfis, velur ákveðinn verkefnastjóra að verki á þessari síðu, eða á “Aðalvalmyndinni” og síðan “Verk”, þá koma fram þau verk sem heyra undir þann verkefnastjóra. Velji notandinn hins vegar ekki “Verkefnastjóra” á síðunni “Veldu verk”, þá koma fram öll verk notandans (áskrifandans).
Hver verkefastjóri fær bara upp sín verk, en ekki verk sem heyra undir aðra verkefnastjóra. Hægt er þá að veita verkefnastjóra aðgang að verkum annarra verkefnastjóra og stjórnar notandinn því. Verkefnastjóri getur unnið að fullu með þau verk sem eru undir hans stjórn, eins og lýst er hér á undan, stofnað, unnið með og fellt niður verk sem hann hefur stofnað sjálfur. Einstakir verkefnastjórar sjá hins vegar ekki aðra verkefnastjóra og geta ekki skráð verk á þá og geta ekki stofnað, fellt niður eða breytt verkefnastjórum eða þeirra verkum á neinn hátt. Það getur bara notandinn gert.
Notandinn (áskrifandi kerfisisns) hefur fullan aðgang að öllum verkum allra verkefnastjóranna sem yfirverkefnastjóri og hann getur stofnað verk án þess að þau tilheyri ákveðnum verkefnastjóra. Hann getur stofnað, fellt niður eða breytt öllum verkum sem tilheyra honum (áskrifandanum).
Um leið og verkefnastjóri er stofnaður fær hann sjálfkrafa sendan tölvupóst, þar sem hann er látinn vita af því að búið sé að stofna aðgang fyrir hann að verkinu og hvaða aðgangsorðum hann hefur fengið úthlutað.
Í þessum kafla eru einnig felldir niður verkefnastjórar, breytt lykilorðum þeirra eða aðgangi. Þetta er gert með því að fara inn á Notendur og verk og velja þar skipunina “Skoða, breyta og fella niður notendur”. Upp kemur síðan “Notendur” og má þar sjá hvernig verkefnastjórarnir eru skráðir og hvaða heimildir notandinn hefur og hvernig hann er að nýta þær. Með því að velja textann “(í notkun)” í liðnum “Hámarksfjöldi verka” má skoða þau verk sem eru í notkun hjá verkefnastjórunum og þarna getur sá sem stofnaði verk einnig eytt því.
Annað val á þessum stað er að velja nafn verkefnastjóra og kemur þá upp síða þar sem notandinn getur “Fjarlægt notanda” (verkefnastjóra) veitt honum aðgang að verkum sem hann hefur ekki aðgang að og fjarlægt aðgang hans að verkum sem hann hefur aðgang að.
BREYTINGASKRÁ – NÝSKRÁNING
Þetta er skrá yfir allar breytingar og nýskráningar sem gerðar eru á gögnum í kerfinu. Þessi skrá verður sjálfkrafa til og raðast upp í tímaröð þannig að nýjustu breytingar eru efst. Skráin nær til allt að 50 skráninga og fyrir þá sem vilja sjá fleiri skráningar þá geta þeir stillt á 100 eða 500 breytingar.
Í listanum má lesa dagsetningu skráningarinnar, í hvaða verki hún var gerð, í hvaða kafla, hver skráði, hvort um var að ræða breytingu eða nýskráningu og einnig má skoða nánari lýsingu á skráningunni.
ÍST 30 staðallinn.
Við notandanum blasir merkið ÍST 30, þegar hann er kominn inn í kerfið og er ástæðan sú að þessi staðall fylgir kerfinu og er hann þar án aukagjalds fyrir notendur. Þessi aðgangur er þó bundinn við eina tölvu. Það eina sem notandinn þarf að gera er að velja ÍST 30 merkið á skjánum og færa inn netfang sitt, nafn og kennitölu og velja síðan hnappinn “senda umsókn” Fer þá umsóknin til Staðalráðs um að staðallinn verði opnaður fyrir viðkomandi.
GÆÐAKERFIÐ – STOFNUN OG VIÐHALD
Hvernig þú stofnar gæðakerfi og heldur því við í BYGG-kerfinu.
Gæðastjórnun felst í að tryggja að vörur og þjónusta uppfylli væntingar og kröfur viðskiptavina sem og aðrar kröfur sem gerðar eru, t.d. í lögum og í reglugerðum.
Hér er sagt frá því hvernig gæðakerfi BYGG-kerfisins eru stofnuð og hvernig þeim er fylgt eftir.
Fimm gerðir af gæðakerfum eru í BYGG-kerfinu og er uppbygging þeirra í öllum tilvikum eins, á meðan innihaldið er mismunandi. Gæðakerfin geta þó orðið mun fleiri. Í einu verki geta þau t.d. orðið jafnmörg og einstaklingarnir eru sem ábyrgjast einstaka lögbundna eða samningsbundna verkþætti í verkinu. Þannig geta hönnuðir, t.d. arkitektar, hönnuðir burðarvirkis, hönnuðir lagna osfrv., verið hver með sitt gæðakerfi og svipað á við um iðnmeistara. Hönnunarstjóri hvers verks er hins vegar ætíð einn, svo og byggingasrtjóri verksins.
Gæðakerfin eru annað hvort gæðakerfi fyrirtækis, eða gæðakerfi einstaklings. Ef um er að ræða gæðakerfi fyrirtækis, þá vinna starfsmenn fyrirtækisins undir því gæðakerfi, enda hafi þeir til þess réttindi. Aðrir sem til þess hafa réttindi geta einnig unnið undir gæðakerfi fyrirtækis, enda skrái viðkomandi fyrirtæki þá í gæðakerfi sínu sem rétthafa, með þeirra samþykki.
Fyrirtækinu ber þá að senda Mannvirkjastofnun upplýsingar um þá starfsmenn sem vinna undir gæðakerfi þess og undir hvaða tegundar gæðakerfis þeir vinna.
Lögð er sú skylda á notendur gæðakerfanna að þeir stundi innra eftirlit með gæðakerfi sínu og yfirfari það í þeim tilgangi a.m.k. einu sinni á ári. Notendur BYGG-kerfisins geta í þessum tilgangi nýtt sér „Draumahúsið“, þ.e. borið saman sitt kerfi og kerfi Draumahússins. Þar er kerfið þróað og því viðhaldið af höfundum gæðakerfanna. Höfundar viðhalda og þróa þá þætti gæðakerfanna sem notendur komast ekki að til breytinga, en því sem notendur komast að til að breyta, halda þeir sjálfir við.
Notendur geta sjálfir einnig þróað ýmislegt í gæðakerfunum, t.d. vegna breytinga í Mannvirkjalögum, byggingarreglugerð og vegna breytinga á tilvísunum í gögn sem finna má í gæðakerfunum. Einnig vegna breytinga sem verða á því hvaða einstaklingar eru ábyrgir sem rétthafar fyrir gæðakerfunum (í fyrirtækjakerfum).
Gæðakerfin eru því opin fyrir slíkri þróun og er hún unnin frá sama stað og þau voru stofnuð í BYGG-kerfunum, þ.e. frá kaflanum „Gæðakerfi – Skráning og viðhald“.Stofnun og viðhald gæðakerfanna
Gæðakerfin eru stofnuð óháð verkum undir skipuninni „Gæðakerfi – Stofnun og viðhald“ frá valinu „Heim“ í BYGG-kerfinu. Frá þessum sama stað er gæðakerfunum einnig viðhaldið og þar eru gerðar breytingar á gæðakerfunum þegar og ef það er gert (innra eftirlit).
Athugið að notendur fá þarna sjálfkrafa tillögur að gæðakerfunum sem fylgja BYGG-kerfinu. Þessar tillögur hafa verið yfirfarnar og samþykktar af Mannvirkjastofnun.
Þarna er einnig farið inn í gæðakerfin til að sýna eftirlitsaðila Mannvirkjastofnunar að innra eftirlit gæðakerfanna hafi verið framkvæmt, þ.e. að breytingar hafi verið gerðar á þeim í samræmi við breytingar á lögum, reglugerðum og að tilmælum eftirlitsaðila Mannvirkjastofnunar. Innra eftirlit skal fara fram a.m.k. árlega að kröfum Mannvirkjastofnunar.
Gæðakerfi verktaka er frábrugðið hinum gæðakerfum BYGG-kerfisins að því leyti að það er ekki lögbundið og fellur því ekki undir þessa lýsingu að því leyti, en lýsing þess er að öðru leyti eins.
Uppbygging gæðakerfanna
Hverju gæðakerfi er skipt upp í fjóra flokka, eins og sýnt er á mynd hér til hægri, þ.e Almennan flokk, Flokk A, Flokk B og Flokk C. Fyrstu þrír flokkarnir innihalda það gæðakerfi sem leggja þarf fyrir Mannvirkjastofnun til samþykktar þegar um er að ræða lögbundið gæðakerfi, en það á við um öll gæðakerfin nema gæðakerfi verktaka.
Í flokkunum eru mismargir þættir sem lýsa hverju gæðakerfi lið fyrir lið og sem mynda þannig í heild sinni viðkomandi gæðakerfi.
ALMENNI FLOKKURINN
Almenni flokkurinn inniheldur efnisyfirlit gæðakerfisins, dagsetningu, stað til að opna á aðgang Mannvirkjastofnunar (eftirlitsaðila) að kerfinu á netinu og svæði fyrir grunnupplýsingar verka sem notast þegar verk er skráð undir gæðakerfið. Þar er skráður ábyrgðaraðili gæðakerfisins og faglegur rétthafi þess, sem er sami aðilinn ef um er að ræða einstaklingskerfi. Þar er að finna skýringar með gæðakerfinu og leiðbeiningar yfir notkun þess og þar eru færðar inn upplýsingar um réttindi og nám rétthafa ofl. og skráð samskipti ábyrgðaraðila við mannvirkjastofnun og öll leyfisskyld verk sem unnin hafa verið á hans ábyrgð.
Tillaga fylgir að útfyllingu þessara þátta gæðakerfanna að undanskildum upplýsingum um réttindi rétthafa og upplýsingum um samskipti ábyrgðaraðila við Mannvirkjastofnun. Það tvennt byggist á upplýsingum viðkomandi aðili og verður ekki fyllt út án þess að þær liggi fyrir.
FLOKKUR A Í flokki A eru þættir sem eiga að vera í gæðakerfinu samkvæmt Mannvirkjalögum og byggingarreglugerð. Í yfirskrift hvers þáttar kemur fram hvað er fjallað um í þættinum, sem er síðan gerð tillaga að í texta. Þessa tillögu má nota, breyta eða færa inn nýja. Til frekari skýringar má bæta við gögnum og til þess er notuð skipunin „Bæta við skrá“. Þættir í flokki A eru eingögnu unnir í gæðakerfinu sjálfu. FLOKKUR BÍ flokki B eru á sama hátt þættir sem eiga að vera í gæðakerfinu samkvæmt Mannvirkjalögum og byggingarreglugerð og eru yfirfarnir og unnir á sama hátt. Til viðbótar því eru í þessum flokki tilvísanir í gögn sem eru í BYGG-kerfinu. Með þessu móti getur notandinn sloppið við tvífærslur gagna og sparað sér vinnu og aukið öryggi gagnanna, sem minnkar við tvískráningu þeirra.
Þættir í flokki B eru unnir í gæðakerfinu sjálfu á sama hátt og í flokki A og einnig vísað í gögn á öðrum stöðum í BYGG-kerfinu.
Þetta er jafnframt ástæðan fyrir því að gæðakerfin verða ekki notuð sem sjálfstæð gæðakerfi utan BYGG-kerfisins.
FLOKKUR C
Kalla má þennan flokk aukaflokk, en hann er ætlaður til að færa inn sérkröfur verkkaupa til gæðakerfisins, ef vilji er til þess og á þá við einstök verk þar sem það kemur upp. Þennan flokk þarf ekki að fá samþykktan hjá Mannvirkjastofnun, en kröfur hans mega ekki stangast á við samþykkt gæðakerfi.
Með því að velja nafn þáttarins opnast á innihald hans og má þá skoða hann og/eða vinna með hann. Með því að velja annan þátt þá lokast á þann fyrri og þannig koll af kolli. Þetta gefur góða yfirsýn yfir þættina í flokknum, þar sem allir þættir hans sjást í einu á skjánum og ekki þarf að fletta upp og niður marga skjái til að finna það sem verið er að leita að hverju sinni. Þetta á við um flokkana A, B og C.
Hver þáttur er í tveimur þrepum þar sem þrep 1 sýnir gæðakerfið sjálft og er stofnað og viðhaldið í gegnum áðurnefnda skipun „Gæðakerfi – Stofnun og viðhald“ á meðan skráning hvers verks fer fram í þrepi 2 og verður því þrepi lýst hér á eftir.
Hafa ber í huga að gæðakerfin eru ætíð á ábyrgð ábyrgðaraðila (oftast skráðs notanda).
Gæðahandbókin (gæðakerfið) er lögð fyrir Mannvirkjastofnun til samþykktar og eftir samþykki stofnunarinnar þá gildir hún fyrir öll verk ábyrgðaraðilans þar til henni er breytt. Gæðakerfið er bundið þeirri kennitölu sem það er skráð undir, gæðakerfi fyrirtækis eða gæðakerfi einstaklings.
Bæði gæðakerfin sjálf og eftirfylgni þeirra, þ.e. innra eftirlit og skráning einstakra verka, skulu ætíð vera aðgengileg til eftirlits Mannvirkjastofnunar eða eftirlitsaðila á vegum stofnunarinnar. Það á þó ekki við um gæðakerfi verktaka eins og áður er sagt, þar sem það er ekki lögbundið.
STOFNUN GÆÐAKERFA – 1. ÞREP Fyrsta skref þess sem ætlar að koma sér upp gæðakerfi er að skoða hvaða leið sé best til þess. 
Hlutverk gæðakerfiis er að tryggja skilgreind gæði verksins og í byggingarframkvæmdum hafa þessi gæði m.a. verið skilgreind í lögum, svo sem í Mannvirkjalögum og einnig í eftirfylgjandi byggingarreglugerð. Hægt er að koma sér upp gæðakerfi á eigin vegum eða leita til aðila sem bjóða upp á slík gæðakerfi.Þeir sem nota BYGG-kerfið fá í hendur tillögu að slíku gæðakerfi, uppsettu og með þeim þáttum sem gæðakerfið á að innihalda. Einnig skráningarform til að fylgja gæðakerfunum efir, sjá 2. þrep hér á eftir.
Þessar tillögur hafa verið lagðar fyrir og samþykktar af eftirlitsaðilum Mannvirkja-stofnunar og kosta notanda kerfisins ekkert aukalega.Eftir að notandi hefur skráð sig inn í BYGG-kerfið sér hann m.a. valhnappinn „Gæðakerfi – Stofnun og viðhald“, en þar eru gæðakerfin stofnuð. Við val á honum er komið inn á skjá sem nefnist „Skrá nýtt gæðakerfi“ og er valið þar á milli þess að skrá gæðakerfið sem gæðakerfi fyrirtækis eða gæðakerfi einstaklings. Síðan er valin í flettiglugga sú tegund gæðakerfis sem stofna skal. Þar næst er kennitala og nafn ábyrgðaraðila gæðakerfisins skráð, sem getur verið fyrirtæki eða einstaklingur, eins og áður er nefnt.
Alltaf má finna valhnappinn „Gæðakerfi – Stofnun og viðhald“ með því að velja „Heim“ efst á skjánum.Ef um er að ræða fyrirtækiskerfi þá þarf að skrá einstakling (rétthafa) sem hefur réttindi og vilja til að sinna því starfi sem gæðakerfið nær til og vinnur hann það þá á ábyrgð fyrirtækisins. Skrá má fleiri einstaklinga sem rétthafa gæðakerfisins og er þá valið á milli þeirra sem rétthafa í einstökum verkum. Verður komið að því betur á eftir.
Einstaklingar þessir þurfa að hafa fagleg réttindi til að sinna starfinu.Gerð er grein fyrir menntun og réttindum einstaklingsins (rétthafans) í glugga sem birtist þegar hann er skráður.
Þegar skráningin rétthafa hefur verið staðfest (Skrá nýjan einstakling) þá er einstaklingurinn skráður þar til frambúðar. Algengt er að rétthafi sé rétthafi fleiri gerða af gæðakerfum t.d. sem hönnuður og hönnunartjóri.Næst er valin gerð gæðakerfis í flettiglugga, hakað við hvort um sé að ræða gæðakerfi fyrirtækis eða einstaklings, fært inn nafn og kennitala ábyrgðaraðila og valinn rétthafi og síðan valin skipunin „Skrá“ og er þá búið að skrá gæðakerfið með ábyrgðaraðila og rétthafa.
Gæðakerfið birtist við það í línu neðst á skjánum ásamt öðrum gæðakerfum sem hafa verið stofnuð áður, ef um það er að ræða.
Ábyrgðaraðili gæðakerfisins (fyrirtæki eða einstaklingur) fer nú yfir gæðakerfið til að ganga úr skugga um að hann sé sáttur við það sem þar kemur fram og breyta, ef hann er ekki sáttur við eitthvað þar.
Þetta gerir hann með því að velja gæðakerfið úr listanum neðst á skjánum (geta verið eitt eða fleiri gæðakerfi). Hann velur þar skipunina „Nánar“ og fær þá upp formið fyrir skráningu á samskiptum sínum við Mannvirkjastofnun (gildir ekki fyrir gæðakerfi verktaka). Hann breytir þeim texta sem þar er ef honum sýnist svo og skráir það sem hugsanlega vantar upp á í skráningu hans á þeim samskiptum og á lögbundnum verkum.
Síðan fer hann inn á skipunina „Skoða/breyta“ og er við það kominn inn í Almenna flokkinn í gæðakerfinu.Þar færir hann inn dagsetningu og hakar við að veita Mannvirkjastofnun eftirlits-aðgang. Sá aðgangur er á netinu. Annað færir hann ekki inn eða breytir í þessum flokki gæðakerfisins.Nafn ábyrgðaraðila og rétthafa koma þarna sjálfkrafa fram og tegund gæðakerfis (fyrirtæki eða einstaklingur).
Þar næst velur hann annan flokk, t.d. flokk A og skoðar alla þætti flokksins og breytir ef honum sýnist svo og vistar breytingarnar (muna eftir því).
Þetta gerir hann við hina flokkana á sama hátt. Að því búnu er gæðakerfið tilbúið til að leggja það fyrir eftirlitsaðila Mannvirkja-stofnunar til yfirferðar og sækja síðan um samþykki þess hjá Mannvirkjastofnun í framhaldi af því.
SKRÁNING Í ÞREPI 2
Skráningu verka í gæðakerfinu er lýst í köflunum UNDIRBÚNINGUR VERKS annars vegar og FRAMKVÆMDIR hins vegar.
